Till huvudinnehåll

Sekretesspolicy

Hos Vivida Assistans är dina personuppgifter viktiga. Vi vill vara tydliga med hur vi använder och skyddar din information, så att du kan känna dig trygg med oss. Genom att använda webbplatsen vivida.se samtycker du till att Vivida Assistans behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna sekretesspolicy och tillämpliga lagar om skydd av personuppgifter.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en uppgift såsom

  • ett namn
  • ett identifikationsnummer
  • en lokaliseringsuppgift
  • en eller flera faktorer som är specifika för personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Det vill säga all information som kan användas för att identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, telefonnummer, e-post, foton med mera.

Behandling av personuppgifter

Med behandling av personuppgifter menas en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring av dessa uppgifter.

Personuppgiftsansvarig

En personuppgiftsansvarig är en fysisk, eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt, eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgiftsbiträde

Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Radering av personuppgifter

Personuppgifter måste raderas om

  • uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
  • behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och denne återkallar samtycket
  • den enskilde motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än den enskildes intresse
  • personuppgifterna har behandlats olagligt
  • radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Observera att radering inte kan ske i strid med gällande lagstiftning.

Hur arbetar Vivida Assistans med personuppgifter?

Det är Vivida Assistans som är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som lämnas till oss. Nedan följer en sammanfattning av hur vi hanterar dina personuppgifter.

Krav på korrekthet, relevans och skydd

Personuppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas. Det vill säga, personuppgifterna ska vara nödvändiga i Vivida Assistans verksamhet.

Personuppgifterna hanteras i första hand efter samtycke från uppdragsgivaren som, också vid behov, ansvarar för att vi får samtycke för hantering av den uppdraget avser, eller andra berörda parter. I vissa fall hanterar vi även uppgifter när det finns ett legitimt intresse. Hanteringen får inte orsaka den enskilde otillbörlig skada. Vi har även i vissa fall en skyldighet att hantera personuppgifter för att efterleva vissa lagar och regler.

Personuppgifterna ska vara korrekta och om nödvändigt, uppdaterade. Alla rimliga åtgärder måste vidtas för att säkerställa att personuppgifter som är felaktiga i förhållande till de ändamål de behandlas raderas, eller rättas utan dröjsmål. Enskilda får begära att personuppgifter rättas eller utplånas.

Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling, med användning av lämpliga tekniska eller organisatoriska åtgärder. Till exempel genom lösenordsskydd på filer eller begränsad åtkomst för obehöriga.

Vilka uppgifter samlas in?

Vi samlar endast in de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag och efterleva de skyldigheter som ålagts oss genom lag och förordning.

Exempel på uppgifter som Vivida Assistans samlar in är namn, telefonnummer, adress, e-postadress och personnummer.

Vi hanterar givetvis även den information som är nödvändig för att vi ska kunna företräda våra kunder i deras ärenden, däri kan, beroende på ärendets art, känslig information om hälsotillstånd, behandlingar med mera förekomma.

Uppgifterna gallras i enlighet med de tidsintervall som är nödvändiga för att efterleva bland annat regler avseende penningtvätt och bokföring.

Hur används dina personuppgifter?

Genom att delge oss dina personuppgifter samtycker du till att dina uppgifter används för att leverera den tjänst du köpt eller önskar köpa av oss samt för att vi ska kunna tillgodose dig den service som du förväntar dig.

Vi använder dina personuppgifter bland annat för att kunna

  • leverera den köpta tjänsten
  • upprätta uppdragsavtal och fullmakter
  • hålla kontakt med dig under uppdragets gång och inhämta nödvändig information för uppdragets utförande
  • fakturera
  • ge dig bästa möjliga hjälp när du kontaktar oss och för att informera dig om nya eller ändrade tjänster
  • göra identitetskontroller i enlighet med lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism
  • förse dig med relevant innehåll (analysering av användandet innebär att personuppgifter analyseras för att identifiera beteende, preferenser, funktioner eller behov)
  • analysera hur du använder vivida.se i syfte att förbättra webbplatsen
  • skicka riktad marknadsföring som vi tror är till nytta och av värde för dig personligen (detta görs utan kostnad).

Var lagras dina personuppgifter?

All din personliga information lagras idag i Sverige, primärt på lokala servrar skyddade av låsanordning och larm med utryckningstjänst.

För att uppfylla ändamålen med Vivida Assistans behandling av de personuppgifter som angivits ovan, anlitar vi i förekommande fall tjänste- och systemleverantörer av IT som behandlar personuppgifter på vårt uppdrag. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifterna enligt våra uttryckliga instruktioner, inte för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna.

Vår data säkerhetskopieras även till vårt externa IT-stöd. Angående kundregister med tillhörande uppgifter för våra kunder, finns dessa hos vår samarbetspartner för ekonomi och tidrapportering.

Vivida Assistans avsikt är att även i framtiden lagra all data inom EU/EES. I den händelsen vissa tjänster i framtiden skulle komma att befinna sig utanför EU/EES, kommer denna behandling av dina personuppgifter att regleras enligt EU/EES standardavtal för överföring till tredjeland, eller annan godkänd överföringsfunktion.

För ytterligare frågor och detaljer kring samarbeten och säkerhetsarrangemang ber vi er kontakta oss enligt uppgifter nedan.

Vilka skyldigheter åligger Vivida Assistans?

Vi ska hålla oss uppdaterade om de personuppgifter som hanteras och säkerställa att personuppgifterna hanteras på ett korrekt sätt. Vivida Assistans ska

  • regelbundet se över rutinerna kring hanteringen av personuppgifter och vid behov uppdatera denna policy
  • säkerställa att de anställda som hanterar personuppgifter har erbjudits information för att hantera dem på ett korrekt sätt
  • besvara eventuella förfrågningar eller begäran från enskilda om att få ta del av deras personuppgifter som Vivida Assistans hanterar
  • säkerställa att datasystem, tjänster, mjukvara och utrustning har tillräckliga säkerhetsfunktioner
  • bedöma huruvida det är lämpligt att använda sig av tredjepartstjänster (personuppgiftsbiträde) som till exempel molntjänster för att förvara data, samt säkerställa att tredje part genom avtal förbinder sig till Vivida Assistans krav på datasäkerhet såsom den uttrycks i denna policy och svensk lag. Endast personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder så att behandlingen uppfyller kraven i denna förordning och säkerställer att den registrerades rättigheter skyddas, får anlitas. Avtalets specifika innehåll regleras i Artikel 28 Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 2016/679.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas endast av behörig personal som har tillgång till informationen i kraft av sin yrkesmässiga position och som är föremål för ett åtagande att endast hämta eller använda uppgifterna för det angivna och legitima ändamålet, för vilket de har samlats in.

Hur länge lagrar vi uppgifterna?

Dina personuppgifter lagras så länge som det behövs för att utföra de tjänster som beskrivs i denna policy och som du anlitat oss för, eller så länge lagen ålägger oss att behålla dem. Därefter kommer de att raderas.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi lagrar dina personuppgifter i våra driftmiljöer, det vill säga lokalt på datorer skyddade med lösenord och på vår server. Miljöerna använder standardiserade säkerhetslösningar för att förhindra obehörig åtkomst.

Vi följer gemensamma standarder för att skydda personuppgifter och känslig information. All personal har undertecknat sekretessavtal. All personal har mjukvara installerad på sina datorer, till skydd för intrång utifrån. Samtliga anställdas lösenord byts ut med regelbundna intervaller. Åtkomst till Vivida Assistans server och därmed även data utanför kontoret, fås genom uppkoppling mot servern genom krypterad VPN och endast genom tvåfaktorsautentisering. Besökare och gäster ges endast tillgång till ett gästnätverk.

Den enskildes rättigheter

Varje enskild registrerad har rätt att få ta del av de personuppgifter som Vivida Assistans hanterar och som berör den enskilde.

Du har även rätt att

  • få insyn i vilka personuppgifter vi hanterar
  • begära att dina personuppgifter ska korrigeras
  • få dina personuppgifter raderade (så länge vi inte är juridiskt skyldiga att spara dem)
  • begränsa behandlingen av dina personuppgifter
  • meddela oss om du inte anser att vi hanterar dina personuppgifter korrekt.

Cookies

Kakor (cookies) är små textfiler som kan användas av webbplatser för att göra en användares upplevelse mer effektiv. Lagen säger att vi får lagra kakor på din enhet om de är absolut nödvändiga för att du ska kunna använda webbplatsen. För alla andra ändamål krävs ditt medgivande. För mer information om vilka kakor som sätts och i vilket syfte, hänvisar vi dig till vår cookiepolicy.

Kontaktinformation

Personuppgiftsansvarig är Vivida Assistans AB, Box 1814, 701 18 Örebro, Sverige. Om du har frågor om vårt arbete eller dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via e-postadress hej@vivida.se eller telefonnummer 019-555 43 00.